Bij het exploiteren van een tankstation komt heel wat kijken. Om alle processen in en rondom een tankstation in goede banen te leiden is slimme software een must. Dat bespaart niet alleen zeeën van tijd, maar het vermindert ook de kans op fouten aanzienlijk.

We zijn vandaag te gast bij Vollenhoven Olie en krijgen een kijkje achter de schermen van dit Noord-Brabantse familiebedrijf. De onderneming is volgend jaar al 125 jaar actief in de smeerolie- en brandstoffenbranche en een van de grotere zelfstandige, onafhankelijke oliegroothandelaren in Nederland. Sinds 2006 is Vollenhoven Olie lid van de AVIA-coöperatie. De onderneming beheert twintig bemande en zestig onbemande AVIA-stations, waarvan twintig Truck-locaties. Met de twintig dealers bedraagt het totaal aantal honderd.

Stijn Bakker houdt zich op de hoofdlocatie van Vollenhoven Olie in Tilburg als business analyst voortdurend bezig met het monitoren van alle processen op het gebied van brandstoflevering en tankstation-exploitatie. “We maken gebruik van FuelVision, een pakket dat eigenlijk alles omvat. De software is Microsoft-based. Daardoor zijn andere toepassingen heel makkelijk te koppelen. Het is compatibel met andere programmatuur die we gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint, Outlook en Power BI. Dat is echt een groot voordeel.”

Ontwikkeling en updates

FuelVision is een product van Logic Vision. Het bedrijf uit Hardinxveld-Giessendam bestaat dit jaar 20 jaar en heeft zich gespecialiseerd in de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central. “We zijn sinds 2005 ook actief in de olie- en gasbranche”, vertelt Reinold Ophuis van het bedrijf. De samenwerking met Vollenhoven Olie gaat al heel wat jaren terug. “We gingen in 2007 voor het eerst live met de implementatie. Ondertussen zijn we heel wat stappen verder.”

(Het artikel gaat verder onder de foto)

Niet alleen Microsoft blijft constant doorontwikkelen, ook het Zuid-Hollandse bedrijf is constant op zoek naar manieren om de software te perfectioneren”, legt collega Francois Hoek van Logic Vision uit. “De klant is daardoor altijd helemaal bij de tijd. In het verleden maakten we veel meer gebruik van maatwerk. Dat hoeft tegenwoordig niet meer. Het zorgt voor extra flexibiliteit. Het doorvoeren van updates verloopt daardoor veel eenvoudiger en gaat stukken sneller.” Ophuis vult aan: “Het toevoegen van een nieuw tankstation was vroeger een compleet IT-project. Vandaag de dag kost dat 5 minuten.”

Overzichtelijk platform

Binnen de muren van Vollenhoven Olie werkt eigenlijk iedereen met deze software, vertelt Bakker. “Het is heel gebruiksvriendelijk en zeker geen hogere wiskunde. Het is een platform waarin alle processen een plekje hebben gekregen. Of het nu om de rittenplanning en afleverschema’s gaat, de accijnsadministratie, de tankpasfacturatie of het beheer van prijzen. Alles staat erin.” In een dynamische sector, waar het gaat om hoge volumes en kleine marges, kan software het verschil maken. “De kans op fouten vermindert aanzienlijk. Dat scheelt tijd en dus geld. Die uren kunnen weer gestoken worden in het verder verbeteren en verbreden van onze service en diensten.”

De branche is volop in verandering. Dat merken ze ook bij Logic Vision. “We zijn uiteraard constant met partners in gesprek om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Denk aan het implementeren van nieuwe brandstoffen, maar ook aan het aanbod in de shop. Voor alle onderdelen van de bedrijfsvoering moeten wij een plekje vinden.” Ook bij Vollenhoven Olie zijn de pijlen vol op de toekomst gericht. “We houden ons natuurlijk ook bezig met het verbreden van ons aanbod. Er komen steeds meer nieuwe brandstoffen bij, het gaat allang niet meer alleen om benzine en diesel. Groengas, snellaadpalen, waterstof.” Hoewel het aantal onbemande locaties inmiddels in de meerderheid is, spelen ook shop en carwash een belangrijke rol voor veel tankstationbedrijven. “We hebben perfect inzicht in onze locaties. Met de software kunnen we precies vergelijken hoe al onze tankstations presteren. Op welke dagen en tijdstippen verkoop je goed op het voorterrein, in de shop en in de carwash? Wat voor acties werken wel en welke niet? Ik vind het heel interessant om me daarin te verdiepen.”

Nieuwe goud?

Ook volgens Ophuis is het slim omspringen met data het recept voor een succesvolle toekomst. Is data het nieuwe goud? “Je kunt heel veel informatie destilleren uit deze software. Daar kun je lessen uit trekken. Bedrijven die al hun processen op orde hebben, kunnen zich vol focussen op en hun energie steken in de toekomst.” Dat Logic Vision een steentje bijdraagt aan het succes van Vollenhoven Olie is voor Hoek een mooi compliment. “Uiteindelijk zijn we ervoor om te zorgen dat het leven voor Stijn en zijn collega’s er eenvoudiger op wordt. Zij kunnen hun aandacht vol op hun bedrijfsvoering richten. Wij zorgen dat de tools die ze gebruiken zo optimaal mogelijk werken. Wat dat betreft hebben we een prachtig partnerschap met elkaar.”