Tankstations moeten voldoen aan allerlei strenge milieu-eisen en regelgeving. Zo is de ondernemer ervoor verantwoordelijk dat hij op tijd zaken als de tank of vloer laat keuren. Hoewel dat periodiek moet gebeuren, is het soms lastig bij te houden wanneer wat aan de beurt is. Daarom heeft Victis het platform Informis ontwikkeld. Hierin kunnen tankstation-ondernemers makkelijk en digitaal bijhouden of ze aan hun verplichtingen voldoen.
Van oudsher worden deze activiteiten in een papieren installatieboek op locatie geregistreerd en beheerd. De wet stelt dat het installatieboek en alle bijbehorende bescheiden altijd voor het bevoegd gezag ter inzage gereed moet liggen, bijvoorbeeld voor een inspectie. Door veranderende regels, fusies en toename van het aantal locaties, wordt het steeds moeilijker het overzicht over dit proces te houden en inzicht te krijgen in de mate waarin wordt voldaan aan de wet- en regelgeving.
Eisen
“Met ons systeem weet de stations-manager precies wanneer hij aan alle eisen voldoet en wanneer er actie nodig is”, vertellen Geert Groenink en Bas van de Meerakker van Victis. Informis toont een lijst met allerlei eisen waar de tankstation-ondernemer aan moet voldoen. Is alles groen, dan is er geen actie nodig.
“Maar wanneer iets verandert in de kleur oranje, dan moet hij actie ondernemen”, zegt Groenink. “Bijvoorbeeld als er een keuring aangevraagd moet worden binnen bepaalde tijd. Via het systeem kan hij meteen een leverancier selecteren, die de keuring voor hem uitvoert. Als het op rood staat is er een direct probleem, bijvoorbeeld een vergunning verlopen of een inspectie over de verloopdatum.”
Historie
Alles gaat hierbij geautomatiseerd. Het systeem verzendt indien gewenst per email een opdracht naar de leverancier, waarin alle benodigde gegevens en de historie staan. Groenink: “Zo hoeven zij de manager niet lastig te vallen met allerlei vragen. Zodra de keuring is uitgevoerd, wordt dat weer in het systeem ingevoerd en wordt de status weer groen.”
Het systeem werkt op iedere computer met een internetbrowser. levert tijdwinst opl voor de stationsmanager en voorkomt fouten. Groenink: “Je hoeft nooit meer bang te zijn voor een inspectie, want je weet dat alles in orde is. Althans, als je regelmatig het systeem checkt. Ook hoef je niet allerlei documenten op te zoeken, want ze zijn direct opvraagbaar. Al die verplichtingen met betrekking tot milieu-regelgeving zijn vaak niet leuk, dus die kun je maar het beste weg-automatiseren.”
Inspectie
Het is ook mogelijk om de inspecteur vanaf afstand toestemming te geven een gedeelte van het systeem in te zien. De inspecteur kan dan zelfs vanaf zijn kantoor de inspectie doen. “Je geeft hem dan bijvoorbeeld een log-in code, die twee weken geldig is. Dan hoef je geen mensen vrij te maken die de inspecteur begeleiden tijdens de inspectie”, weet Groenink.
Inmiddels maakt een paar honderd tankstations gebruik van het systeem. Het is ook te gebruiken voor asset-management, omdat je in een handig overzicht alle typen installaties hebt staan. “Bovendien kun je vooruit kijken wat er de komende tijd moet gebeuren. Zo kun je ruim van tevoren offertes opvragen bij leveranciers om een goede prijs te krijgen. En dat alles geautomatiseerd en papiervrij”, zegt Groenink.
Bart Pals
